DATENSCHUTZHINWEIS BESCHÄFTIGUNGSVERHÄLTNIS / BEWERBER
Mit diesem Datenschutzhinweis wird von den Gesellschaften
Scania Deutschland GmbH, August-Horch-Str. 10, 56070 Koblenz,
Scania Vertrieb & Service GmbH, August-Horch-Str. 10, 56070 Koblenz,
Scania Finance Deutschland GmbH, Ferdinand-Nebel-Straße 1, 56070 Koblenz,
Scania Versicherungsvermittlung GmbH, Ferdinand-Nebel-Straße 1, 56070 Koblenz,
Scania CV AB (publ) (Scania Assistance), SE-151 87 Södertälje, Schweden,
(nachstehend zusammen auch als „Scania“ bezeichnet) ihre bestehende gesetzliche Informationspflicht gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) im Hinblick auf eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis bzw. im Bewerbungsprozess erfüllt.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher anhand unseres Datenschutzhinweises, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen in welcher Weise verarbeiten. Wenden Sie sich bitte an uns, wenn Sie weitere Fragen haben. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Datenschutzhinweises.
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Darunter fallen beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre Sprache, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Bankverbindungen und Ihr Geburtsdatum.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Bei der Datenverarbeitung gehen wir verantwortungsvoll und vertraulich mit Ihren personenbezogenen Daten um. Deshalb werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden nationalen (insbesondere Bundesdatenschutzgesetz „BDSG“) und europäischen Datenschutzvorschriften (insbesondere Datenschutz-Grundverordnung „DS-GVO“) verarbeitet.
Eine diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt in jedem mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder in jeder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor. Eine Datenverarbeitung ist insbesondere in dem Erheben, dem Erfassen, der Organisation, dem Ordnen, der Speicherung, der Anpassung, der Veränderung, dem Auslesen, dem Abfragen, der Verwendung, der Offenlegung durch Übermittlung, der Verbreitung oder in einer anderen Form der Bereitstellung, dem Abgleich oder der Verknüpfung, der Einschränkung, dem Löschen oder der Vernichtung personenbezogener Daten zu sehen.
Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den nachstehend dargestellten Vorgaben und Voraussetzungen im Rahmen einer automatisierten Verarbeitung.
Primäre gesetzliche Ermächtigungsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis ist § 26 BDSG.
Bewerber werden gemäß § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG Arbeitnehmern gleichgestellt, d.h. für sie gelten die identischen Vorgaben im Hinblick auf den Datenschutz.
Unter den folgenden Voraussetzungen darf eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis basierend auf der gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage des § 26 BDSG durchgeführt werden:
Die Datenverarbeitung ist erforderlich hinsichtlich der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses, oder sie ist zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung des Beschäftigten (betriebsverfassungsrechtliche Zwecke) erforderlich. Zudem kann eine Datenverarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten im Beschäftigungsverhältnis erfolgen oder wenn eine Betriebsvereinbarung dies erlauben sollte.
Sämtliche von uns verarbeiteten Daten sind für eine Erreichung dieser Zwecke erforderlich. Sie sind daher bei Vertragsschluss und bei der Vertragsdurchführung verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten bereitzustellen, andernfalls können wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen.
Primäre Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung von Beschäftigtendaten im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO (dazu unten: „Empfänger der personenbezogenen Daten“).
Im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO als Ermächtigungsgrundlage einschlägig.
Des Weiteren kann eine Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO stattfinden, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben. Ein solches berechtigtes Interesse liegt immer dann vor, wenn wir ein wirtschaftliches, rechtliches oder ideelles Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen.
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns, soweit dies nicht auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage gestützt wird, nur verarbeitet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO dazu erteilen. Hierfür haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einwilligungserklärung freiwillig abzugeben. Die Nichtabgabe der Einwilligung hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zur Einsicht anfordern und zu jedem Zeitpunkt durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Datenschutzhinweises. Nach der Auffassung des Gesetzgebers kann eine solche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG dann von Ihnen abgegeben werden, wenn für Sie ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird (z.B. die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements zur Gesundheitsförderung, die Erlaubnis zur privaten Nutzung der betrieblichen IT-Systeme) oder wenn Arbeitgeber und Beschäftigte gleichgelagerte Interessen verfolgen (z.B. die Aufnahme von Name und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste oder die Nutzung von Fotos der Beschäftigten im Internet/Intranet). Nur in diesen Fällen werden wir ggf. eine freiwillige Einwilligung unter Beachtung der vorstehend dargestellten Voraussetzungen von Ihnen einholen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.
Der Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch die vorstehend dargestellten jeweiligen Zwecke begrenzt.
Bewerbung
Wenn Sie sich bei uns bewerben, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten von uns verarbeitet um zu prüfen, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen und durchführen möchten.
Wenn Sie sich über unser Karriereportal online bewerben, werden Ihre Daten auf den Systemen unseres Software-Partners Haufe-umantis AG gespeichert und verarbeitet. Unser Software-Partner Haufe-umantis AG hat erforderliche Maßnahmen zur Sicherheit sowie technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.
Unser Software-Partner Haufe-umantis AG wurde seitens der Scania Deutschland GmbH auf die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO verpflichtet und wird Ihre Daten nur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und nur im Rahmen der Auftragserfüllung als Auftragsverarbeiter verarbeiten.
Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Namen und Vornamen die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern gespeichert. Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse erfasst.
Die von Ihnen übersendeten bzw. eingegeben Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt. Sechs Monate nach der Absendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht.
Eine Speicherung in einem Bewerberpool erfolgt nur dann, wenn Sie uns dafür ausdrücklich eine Einwilligung erteilen. Diese Speicherung erfolgt höchstens für einen Zeitraum von zwei Jahren.
Wenn wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen, werden die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zur Begründung, Durchführung und ggf. zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.
Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
Ermächtigungsgrundlage ist § 26 BDSG (§ 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG).
Dauer der Datenverarbeitung
Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich danach, für welchen Zeitraum die Verarbeitung zur Zweckerfüllung erforderlich ist.
Nach Ihrem Ausscheiden als Mitarbeiter erfolgt eine datenschutzrechtliche Löschung der Daten nach dem Ablauf von drei Jahren zum Jahresende, wobei das Jahr, in dem Sie ausgeschieden sind, nicht mitgezählt wird.
Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt. Vier Monate nach der Absendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht.
Vorstehende Löschungsfristen gelten dann nicht, wenn und soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa sozialversicherungsrechtlicher, handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Art, längere Löschfristen erfordern.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Bei Scania erfolgt eine Übermittlung innerhalb der Fachabteilungen (Geschäftsleitung, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, IT), soweit dies zur Zweckerreichung erforderlich ist.
Bei Scania kann ggf. eine konzerninterne Datenübermittlung erfolgen, soweit dies im Folgenden dargestellt wird. Primäre Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von Scania erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. In den Erwägungsgründen zur DS-GVO, die als Auslegungshilfen der DS-GVO dienen, wird in Erwägungsgrund 48 das berechtigte Interesse für die Übermittlung in einer Unternehmensgruppe konkretisiert. Danach ist die Übermittlung innerhalb des Scania Konzerns für interne Verwaltungszwecke hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Beschäftigten als berechtigtes Interesse für Scania im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO zu qualifizieren. Interne Verwaltungszwecke bezogen auf Mitarbeiterdaten in diesem Sinne können u.a. eine zentrale Personalplanung und -entwicklung, die Erbringung von Personalservices sowie Reisekostenabrechnungen sein.
Für oben aufgeführten Gesellschaften des Scania Konzerns (Scania Vertrieb & Service GmbH, Scania Finance Deutschland GmbH, Scania Versicherungsvermittlung GmbH, Scania CV AB (publ) (Scania Assistance)) ist Scania Deutschland GmbH im Bereich „Personal“ als Auftragsverarbeiter tätig. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO wurde jeweils abgeschlossen.
Des Weiteren bestehen Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre personenbezogenen Daten, was rechtlich als Übermittlung einzuordnen ist, durch andere Scania Konzerngesellschaften (Scania CV AB, Scania Deutschland GmbH, Scania Finance Deutschland GmbH, Scania Österreich Ges.m.b.H., Scania Leasing Österreich Ges.m.b.H., Scania Schweiz AG, Scania Finance Schweiz AG, Scania Versicherungsvermittlung GmbH) und ggf. freie Scania Händler, Servicepartner und Werkstätten (eine entsprechende Liste können Sie unter www.scania.de/haendlersuche bzw. www.scania.at/servicebetriebe einsehen) ausschließlich wie folgt:
Intranet (Informationsplattform, Schwarzes Brett, Teilen von Mitarbeiterinformationen, Mitarbeiterverzeichnis), personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Firma, Abteilung, Funktion, Zugriffsmöglichkeiten: Scania Österreich Ges.m.b.H., Scania Leasing Österreich Ges.m.b.H., Scania Schweiz AG, Scania Finance Schweiz AG, Scania Vertrieb und Service GmbH, Scania Deutschland GmbH und Scania Versicherungsvermittlung GmbH.
Reflex (Informationsplattform, Schwarzes Brett, Teilen von Mitarbeiterinformationen, Mitarbeiterverzeichnis), personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Land, Region, Firma, Abteilung, Funktion, Zugriffsmöglichkeiten durch sämtliche Scania Konzerngesellschaften weltweit.
MyCompass (Schulungsdurchführung, Planung und Archivierung, Online-Trainings, Präsenztrainings, Nutzerdatenspeicherung): Personenbezogene Daten: Name, Vorname, Position, Führerschein, Nationalität, Jobklassifizierungscode, geschäftliche Telefonnummer.
Interne Kommunikation in Form von „Internen Mitteilungen“, „Info-Mails“ und „Personalinformationen“, personenbezogene Daten: Name, Alter, berufliche Funktion, Übermittlung an Scania Konzerngesellschaften sowie an freie Scania Händler, Servicepartner und Werkstätten.
Des Weiteren können Übermittlungen an externe Dritte vorgenommen werden. Darunter fallen beispielsweise Kreditinstitute, Gläubiger, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Agentur für Arbeit, Krankenversicherungen, Ärzte, Versorgungskassen oder Rentenversicherungsträger.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter sind vertraglich auf die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO verpflichtet. Auftragsverarbeiter werden Ihre Daten nur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und nur im Rahmen der Auftragserfüllung verarbeiten.
Ort der Datenverarbeitungsmaßnahmen
Die gesamte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet entweder in Deutschland oder in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (insbesondere in Schweden) statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten durch Scania an Staaten außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) mit Ausnahme der Schweiz oder andere internationale Organisationen erfolgt grundsätzlich nicht. Für die Schweiz gilt § 1 Abs. 6 Satz 1 BDSG.
Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DS-GVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen.
So beachten wir die rechtlichen Vorgaben zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und der Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung, zur Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Möglichkeit, diese bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie zur Einrichtung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
Des Weiteren beachten wir auch die Vorgaben des Art. 25 DS-GVO im Hinblick auf die Grundsätze des „privacy by design“ (Datenschutz durch Technikgestaltung) und des „privacy by default“ (Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen).
Ihre Rechte
Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz).
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Fragen bezogen auf die vorstehend genannten Rechte sowie deren Geltendmachung ebenso wie bei Anregungen wenden Sie sich bitte an oben dargestellte Kontaktdaten
oder an den externen Datenschutzbeauftragten:
CDV Consulting GmbH
Dr. Thomas Kehr
Ferdinand-Sauerbruch-Straße 28
56073 Koblenz
Deutschland
Telefon: 0049 (0) 261-88 44 699
E-Mail: datenschutzbeauftragter@scania.de
Es gilt jeweils unsere aktuellste Fassung dieses Datenschutzhinweises.
Mit diesem Datenschutzhinweis wird von den Gesellschaften
Scania Deutschland GmbH, August-Horch-Str. 10, 56070 Koblenz,
Scania Vertrieb & Service GmbH, August-Horch-Str. 10, 56070 Koblenz,
Scania Finance Deutschland GmbH, Ferdinand-Nebel-Straße 1, 56070 Koblenz,
Scania Versicherungsvermittlung GmbH, Ferdinand-Nebel-Straße 1, 56070 Koblenz,
Scania CV AB (publ) (Scania Assistance), SE-151 87 Södertälje, Schweden,
(nachstehend zusammen auch als „Scania“ bezeichnet) ihre bestehende gesetzliche Informationspflicht gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) im Hinblick auf eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis bzw. im Bewerbungsprozess erfüllt.
Im Folgenden erläutern wir Ihnen daher anhand unseres Datenschutzhinweises, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen in welcher Weise verarbeiten. Wenden Sie sich bitte an uns, wenn Sie weitere Fragen haben. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Datenschutzhinweises.
Personenbezogene Daten
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
Darunter fallen beispielsweise Informationen wie Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer, Ihre Sprache, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Bankverbindungen und Ihr Geburtsdatum.
Verarbeitung personenbezogener Daten
Bei der Datenverarbeitung gehen wir verantwortungsvoll und vertraulich mit Ihren personenbezogenen Daten um. Deshalb werden Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der geltenden nationalen (insbesondere Bundesdatenschutzgesetz „BDSG“) und europäischen Datenschutzvorschriften (insbesondere Datenschutz-Grundverordnung „DS-GVO“) verarbeitet.
Eine diesbezügliche Verarbeitung von personenbezogenen Daten liegt in jedem mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder in jeder Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten vor. Eine Datenverarbeitung ist insbesondere in dem Erheben, dem Erfassen, der Organisation, dem Ordnen, der Speicherung, der Anpassung, der Veränderung, dem Auslesen, dem Abfragen, der Verwendung, der Offenlegung durch Übermittlung, der Verbreitung oder in einer anderen Form der Bereitstellung, dem Abgleich oder der Verknüpfung, der Einschränkung, dem Löschen oder der Vernichtung personenbezogener Daten zu sehen.
Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nach den nachstehend dargestellten Vorgaben und Voraussetzungen im Rahmen einer automatisierten Verarbeitung.
Primäre gesetzliche Ermächtigungsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Beschäftigungsverhältnis ist § 26 BDSG.
Bewerber werden gemäß § 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG Arbeitnehmern gleichgestellt, d.h. für sie gelten die identischen Vorgaben im Hinblick auf den Datenschutz.
Unter den folgenden Voraussetzungen darf eine Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis basierend auf der gesetzlichen Ermächtigungsgrundlage des § 26 BDSG durchgeführt werden:
Die Datenverarbeitung ist erforderlich hinsichtlich der Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses, oder sie ist zur Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung des Beschäftigten (betriebsverfassungsrechtliche Zwecke) erforderlich. Zudem kann eine Datenverarbeitung zur Aufdeckung von Straftaten im Beschäftigungsverhältnis erfolgen oder wenn eine Betriebsvereinbarung dies erlauben sollte.
Sämtliche von uns verarbeiteten Daten sind für eine Erreichung dieser Zwecke erforderlich. Sie sind daher bei Vertragsschluss und bei der Vertragsdurchführung verpflichtet, uns diese personenbezogenen Daten bereitzustellen, andernfalls können wir kein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen.
Primäre Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung von Beschäftigtendaten im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO (dazu unten: „Empfänger der personenbezogenen Daten“).
Im Hinblick auf die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DS-GVO als Ermächtigungsgrundlage einschlägig.
Des Weiteren kann eine Datenverarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO stattfinden, wenn wir ein berechtigtes Interesse daran haben. Ein solches berechtigtes Interesse liegt immer dann vor, wenn wir ein wirtschaftliches, rechtliches oder ideelles Interesse haben und Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen.
Ihre personenbezogenen Daten werden von uns, soweit dies nicht auf eine gesetzliche Ermächtigungsgrundlage gestützt wird, nur verarbeitet, wenn Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DS-GVO i.V.m. Art. 7 DS-GVO dazu erteilen. Hierfür haben Sie die Möglichkeit, Ihre Einwilligungserklärung freiwillig abzugeben. Die Nichtabgabe der Einwilligung hat für Sie keine Nachteile. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit zur Einsicht anfordern und zu jedem Zeitpunkt durch eine E-Mail oder per Post an uns widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Zulässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung. Unsere Kontaktdaten finden Sie am Ende dieses Datenschutzhinweises. Nach der Auffassung des Gesetzgebers kann eine solche Einwilligung gemäß § 26 Abs. 2 BDSG dann von Ihnen abgegeben werden, wenn für Sie ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil erreicht wird (z.B. die Einführung eines betrieblichen Gesundheitsmanagements zur Gesundheitsförderung, die Erlaubnis zur privaten Nutzung der betrieblichen IT-Systeme) oder wenn Arbeitgeber und Beschäftigte gleichgelagerte Interessen verfolgen (z.B. die Aufnahme von Name und Geburtsdatum in eine Geburtstagsliste oder die Nutzung von Fotos der Beschäftigten im Internet/Intranet). Nur in diesen Fällen werden wir ggf. eine freiwillige Einwilligung unter Beachtung der vorstehend dargestellten Voraussetzungen von Ihnen einholen.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO findet nicht statt.
Der Umfang der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wird durch die vorstehend dargestellten jeweiligen Zwecke begrenzt.
Bewerbung
Wenn Sie sich bei uns bewerben, werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten von uns verarbeitet um zu prüfen, ob wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen begründen und durchführen möchten.
Wenn Sie sich über unser Karriereportal online bewerben, werden Ihre Daten auf den Systemen unseres Software-Partners Haufe-umantis AG gespeichert und verarbeitet. Unser Software-Partner Haufe-umantis AG hat erforderliche Maßnahmen zur Sicherheit sowie technische und organisatorische Maßnahmen getroffen.
Unser Software-Partner Haufe-umantis AG wurde seitens der Scania Deutschland GmbH auf die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO verpflichtet und wird Ihre Daten nur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und nur im Rahmen der Auftragserfüllung als Auftragsverarbeiter verarbeiten.
Während des Bewerbungsverfahrens werden neben Anrede, Namen und Vornamen die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummern gespeichert. Zudem werden Bewerbungsunterlagen wie Motivationsschreiben, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse erfasst.
Die von Ihnen übersendeten bzw. eingegeben Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt. Sechs Monate nach der Absendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht.
Eine Speicherung in einem Bewerberpool erfolgt nur dann, wenn Sie uns dafür ausdrücklich eine Einwilligung erteilen. Diese Speicherung erfolgt höchstens für einen Zeitraum von zwei Jahren.
Wenn wir ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen eingehen, werden die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, zur Begründung, Durchführung und ggf. zur Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet.
Die Daten können für statistische Zwecke (z.B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei sind keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich.
Ermächtigungsgrundlage ist § 26 BDSG (§ 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG).
Dauer der Datenverarbeitung
Die Höchstdauer der Speicherung ist abhängig davon, welchem Zweck die Datenverarbeitung dient. Die Dauer der Speicherung richtet sich danach, für welchen Zeitraum die Verarbeitung zur Zweckerfüllung erforderlich ist.
Nach Ihrem Ausscheiden als Mitarbeiter erfolgt eine datenschutzrechtliche Löschung der Daten nach dem Ablauf von drei Jahren zum Jahresende, wobei das Jahr, in dem Sie ausgeschieden sind, nicht mitgezählt wird.
Bewerberdaten werden grundsätzlich nur bis zum Entscheidungszeitpunkt über die Einstellung verarbeitet, wenn ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande kommt. Vier Monate nach der Absendung der Absage bzw. nach Rückgabe der Bewerbungsunterlagen an den Bewerber werden die Daten gelöscht.
Vorstehende Löschungsfristen gelten dann nicht, wenn und soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa sozialversicherungsrechtlicher, handelsrechtlicher oder steuerrechtlicher Art, längere Löschfristen erfordern.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Bei Scania erfolgt eine Übermittlung innerhalb der Fachabteilungen (Geschäftsleitung, Personalabteilung, Lohnbuchhaltung, IT), soweit dies zur Zweckerreichung erforderlich ist.
Bei Scania kann ggf. eine konzerninterne Datenübermittlung erfolgen, soweit dies im Folgenden dargestellt wird. Primäre Ermächtigungsgrundlage für die Datenübermittlung im Konzern ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen von Scania erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen. In den Erwägungsgründen zur DS-GVO, die als Auslegungshilfen der DS-GVO dienen, wird in Erwägungsgrund 48 das berechtigte Interesse für die Übermittlung in einer Unternehmensgruppe konkretisiert. Danach ist die Übermittlung innerhalb des Scania Konzerns für interne Verwaltungszwecke hinsichtlich der Verarbeitung von Daten von Beschäftigten als berechtigtes Interesse für Scania im Sinne von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DS-GVO zu qualifizieren. Interne Verwaltungszwecke bezogen auf Mitarbeiterdaten in diesem Sinne können u.a. eine zentrale Personalplanung und -entwicklung, die Erbringung von Personalservices sowie Reisekostenabrechnungen sein.
Für oben aufgeführten Gesellschaften des Scania Konzerns (Scania Vertrieb & Service GmbH, Scania Finance Deutschland GmbH, Scania Versicherungsvermittlung GmbH, Scania CV AB (publ) (Scania Assistance)) ist Scania Deutschland GmbH im Bereich „Personal“ als Auftragsverarbeiter tätig. Ein entsprechender Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO wurde jeweils abgeschlossen.
Des Weiteren bestehen Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre personenbezogenen Daten, was rechtlich als Übermittlung einzuordnen ist, durch andere Scania Konzerngesellschaften (Scania CV AB, Scania Deutschland GmbH, Scania Finance Deutschland GmbH, Scania Österreich Ges.m.b.H., Scania Leasing Österreich Ges.m.b.H., Scania Schweiz AG, Scania Finance Schweiz AG, Scania Versicherungsvermittlung GmbH) und ggf. freie Scania Händler, Servicepartner und Werkstätten (eine entsprechende Liste können Sie unter www.scania.de/haendlersuche bzw. www.scania.at/servicebetriebe einsehen) ausschließlich wie folgt:
Intranet (Informationsplattform, Schwarzes Brett, Teilen von Mitarbeiterinformationen, Mitarbeiterverzeichnis), personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Firma, Abteilung, Funktion, Zugriffsmöglichkeiten: Scania Österreich Ges.m.b.H., Scania Leasing Österreich Ges.m.b.H., Scania Schweiz AG, Scania Finance Schweiz AG, Scania Vertrieb und Service GmbH, Scania Deutschland GmbH und Scania Versicherungsvermittlung GmbH.
Reflex (Informationsplattform, Schwarzes Brett, Teilen von Mitarbeiterinformationen, Mitarbeiterverzeichnis), personenbezogene Daten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Land, Region, Firma, Abteilung, Funktion, Zugriffsmöglichkeiten durch sämtliche Scania Konzerngesellschaften weltweit.
MyCompass (Schulungsdurchführung, Planung und Archivierung, Online-Trainings, Präsenztrainings, Nutzerdatenspeicherung): Personenbezogene Daten: Name, Vorname, Position, Führerschein, Nationalität, Jobklassifizierungscode, geschäftliche Telefonnummer.
Interne Kommunikation in Form von „Internen Mitteilungen“, „Info-Mails“ und „Personalinformationen“, personenbezogene Daten: Name, Alter, berufliche Funktion, Übermittlung an Scania Konzerngesellschaften sowie an freie Scania Händler, Servicepartner und Werkstätten.
Des Weiteren können Übermittlungen an externe Dritte vorgenommen werden. Darunter fallen beispielsweise Kreditinstitute, Gläubiger, Finanzamt, Sozialversicherungsträger, Agentur für Arbeit, Krankenversicherungen, Ärzte, Versorgungskassen oder Rentenversicherungsträger.
Eingesetzte Auftragsverarbeiter sind vertraglich auf die Vorgaben des Art. 28 DS-GVO verpflichtet. Auftragsverarbeiter werden Ihre Daten nur entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und nur im Rahmen der Auftragserfüllung verarbeiten.
Ort der Datenverarbeitungsmaßnahmen
Die gesamte Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten findet entweder in Deutschland oder in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (insbesondere in Schweden) statt. Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten durch Scania an Staaten außerhalb der Mitgliedstaaten der Europäischen Union (sog. Drittstaaten) mit Ausnahme der Schweiz oder andere internationale Organisationen erfolgt grundsätzlich nicht. Für die Schweiz gilt § 1 Abs. 6 Satz 1 BDSG.
Sicherheit / Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen unter Berücksichtigung der Vorgaben der Art. 24, 25 und 32 DS-GVO, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung durch unbefugte Personen und Missbrauch zu schützen.
So beachten wir die rechtlichen Vorgaben zur Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten, zur Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und der Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung, zur Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten und der Möglichkeit, diese bei einem physischen oder technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen sowie zur Einrichtung von Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung.
Des Weiteren beachten wir auch die Vorgaben des Art. 25 DS-GVO im Hinblick auf die Grundsätze des „privacy by design“ (Datenschutz durch Technikgestaltung) und des „privacy by default“ (Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen).
Ihre Rechte
Sie haben ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten sowie, bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, ein Recht auf Berichtigung, Sperrung und Löschung Ihrer Daten, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit sowie ein Widerspruchsrecht.
Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Sie haben zudem die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu beschweren (Landesbeauftragte für den Datenschutz und Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz).
Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie bei Fragen bezogen auf die vorstehend genannten Rechte sowie deren Geltendmachung ebenso wie bei Anregungen wenden Sie sich bitte an oben dargestellte Kontaktdaten
oder an den externen Datenschutzbeauftragten:
CDV Consulting GmbH
Dr. Thomas Kehr
Ferdinand-Sauerbruch-Straße 28
56073 Koblenz
Deutschland
Telefon: 0049 (0) 261-88 44 699
E-Mail: datenschutzbeauftragter@scania.de
Es gilt jeweils unsere aktuellste Fassung dieses Datenschutzhinweises.